Las sociedades por acciones y las sociedades de responsabilidad limitada con un capital superior a $ 50.000.000 en la actualidad, deben realizar la presentación de estados contables en IGJ.
La aprobación de balances, estados de resultados, memoria, informe del síndico -de corresponder- y notas complementarias la debe efectuar la asamblea de accionistas o reunión de socios en el caso de una sociedad de responsabilidad limitada, y constituye el requisito previo a su presentación, por lo que a continuación se resumirá los plazos y procedimientos a seguir. ( en Estudio contable Piacentini tenemos modelos de estas actas y aprobaciones, nos pueden consultar )
Procedimiento de aprobación:
La ley general de sociedades en su artículo 234 nos dice que a la asamblea ordinaria le corresponde el tratamiento del balance general, estado de resultados, distribución de ganancias, memoria e informe del síndico -en caso de corresponder- y aclara que la misma debe ser convocada para tratar ese punto dentro de los 4 meses de cerrado el ejercicio.
Es decir, que a modo de ejemplo, y como sucede con el 90% de las sociedades constituidas en el país, si el cierre de ejercicio opera el 31 de diciembre de cada año, el directorio o la gerencia tiene plazo para convocar la asamblea ordinaria o reunión de socios hasta el 30 de abril del siguiente año.
La convocatoria deberá realizarse, en el caso de una sociedad por acciones, mediante edictos publicados en el Boletín Oficial, durante 5 días, con 10 días de anticipación, salvo el caso de asamblea unánime que ello no es necesario. Y en el caso de SRL por citación al domicilio expresado en el estatuto, o el que se haya notificado a la gerencia.
El límite para la realización de la asamblea o reunión de socios es de 30 días de convocada, si seguimos el criterio adoptado por el artículo 237 de la LGS.
En materia de plazos se debe tener presente que los plazos de 10 y 30 días corresponde a días corridos, en tanto los 5 días de publicación de edictos son días hábiles, ya que son los días en los que se publica el Boletín Oficial.
Por lo que, siguiendo el ejemplo anterior, si la asamblea o reunión de socios, se convoca el 30 de abril, la misma deberá celebrarse antes del 30 de mayo.
Como se mencionó en párrafos anteriores, la asamblea tratará el balance, estado de resultados, memoria e informe del síndico. Ello, nos da la pauta que los documentos indispensables a tratar son los que detalla en los artículos 63 a 69 de la LGS.
La memoria, que se encuentra mencionada en el artículo 66 de la LGS la debe confeccionar el directorio de la sociedad.
La misma debe hallarse confeccionada a la misma fecha de emisión de los estados contables dado que estos, en virtud del artículo 65, inciso 1), subinciso f) de la LGS deben contemplar los acontecimientos u operaciones, ocurridos entre su fecha de cierre y la de la Memoria, que pudieran modificar significativamente la situación financiera y los resultados de la sociedad a la fecha de dichos estados contables.
Presentación de estados contables en IGJ:
Una vez celebrada la asamblea o reunión de socios que trata los estados contables y resuelve sobre los resultados, se debe realizar la presentación en IGJ.
Ahora bien, ¿cuánto tiempo hay para presentar estados contables en IGJ? El Organismo de contralor establece un plazo de 15 días contados desde la celebración de la asamblea general ordinaria o reunión de socios.
Aplicativo SITIGJ:
Desde el año 2006, se estableció la presentación en forma digitalizada con la carga de documentación e información en un aplicativo dispuesto por el Organismo, guardados en un pendrive o CD.
Todos los años se pone a disposición el aplicativo correspondiente a cada ejercicio. Desde este link puede acceder a todos los aplicativos. Asimismo, se puede acceder a los instructivos para que el mismo sea compatible con las distintas versiones de Windows.
En el aplicativo se carga toda la información contable, las actas de aprobación y se solicita una serie de información sobre la composición del directorio. Una vez cargada la información/documentación, el sistema generará:
* Una presentación digital que deberá guardarse en un pendrive o CD
* Una declaración jurada que deberá ser impresa en duplicado, firmada por el representante legal de la empresa, y el contador interviniente, con su firma certificada por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de CABA.
El aplicativo se compone de distintas solapas donde se debe ingresar datos de la sociedad (denominación, tipo societario, actividad, datos de inscripción), datos del balance (período, fecha de aprobación, importe de los rubros del balance y del PN), participaciones societarias (situaciones de control o vinculación), datos del directorio (incluyendo fecha de designación y vencimiento), datos de los órganos de fiscalización (de contar con uno), registro de acciones y asamblea.
Entre los archivos que se deben adjuntar se destacan las Actas, los estados contables e informes, y toda otra documentación que se considere apropiada.
¿Cómo se realiza la presentación?
Se debe solicitar turno en la Inspección General de Justicia y al momento de concurrir se debe acompañar:
* Formulario de “Presentación de balances (Aplicativo SITIGJ)”, impreso, firmado en duplicado y timbrado previamente (el formulario sin abonar tiene una duración de 10 días)
* Pendrive o CD
* Declaración jurada (con las características mencionadas anteriormente)
Fuente : IGJ Y ERREPAR
